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[Toodledo]私の運用例の紹介

      2015/04/19

Toodledo_home_2

平成25年合格の司法書士、坂根(@sakane0958)です。
今日は私が仕事で使っているタスク管理ツールToodledoの使い方を紹介してみます。

ToodledoはWebベースの多機能なタスク管理ツールです。本当にいろいろな使い方ができます。
私はおそらく王道から外れた使い方をしていると思いますが、それを晒してみるのもまた一興。

ちなみに、タスク管理に馴染みの無い方には、何のことやらさっぱりわからない記事になる可能性が高いと思います。
Toodledoを既に使っている方へのヒントになれば、というスタンスで書いているので、ご容赦ください。

1.課金プランについて

サブタスクが使いたいので課金してSILVERプランで使っています。
費用は14.95ドル/年でした(ちなみに2014年2月13日現在14.99ドルになっているみたいですね)。
これまでに2回ほど支払いましたが、それぞれのレートで円換算されて1,225円と1,514円。
個人的には、RTMより多機能なのに安い、と感じています。

Freeプランでお試ししてみて、必要を感じたらグレードアップしてみると良いと思います。
冒険しても惜しくない金額だと思います。

2.タスクのステータス分類

今日やるタスクを絞り込むために、タスク達を分類する必要があります。
私の場合は、下記のように使い分けているようです。

  • ★有り:基本的に今日やるつもりのタスク(その後TaskChuteに転記しますが、そこでさらに厳選されることが多い)。
  • ★無し かつ Started:着手できるが、急ぎでは無い。
  • ★無し かつ NotStarted:期日未到来で、今日は着手できない。
  • Deferred:何らかの理由で着手できないタスク。

★有りは、タスク実行環境であるTaskChuteへ転記され、その多くは本日実行されることになります。
今日じゃなくても良い、と判断されたタスクは★を外します。優先度が一段下がります。
★無しかつNotStartedは、開始日付に未来の日付が入っています。その日になってから表示されれば良いので、こういうタスクはその日までは目に触れないようになっています。

Deferredタスクは、自分の中では「連絡待ちタスク」と呼んでいます。今は実行できないが、いつか然るべき状況が来るまで削除することができないタスク達。
Deferredタスクも、目に触れないように設定することができるので、便利に使います。

ちなみにDeferredタスクは、具体的には下記6つのステータスがあります(括弧内の英訳は適当です)。

  • Delegated(誰かに委任した)
  • Waiting(待ち)
  • Hold(保留)
  • Postponed(延期)
  • Someday(いつかやる)
  • Canceled(キャンセルされた)

私が主に使っているのは、Delegated(ex.所長のチェック待ち、補助者に書類作成を依頼等)、Waiting(期日がいつになるかわからないが、状況が整うのを待つ場合)、Hold(外出時のタスクに設定してMainビュー等で見えなくするために使う。本来の意味は無視)、Someday(いつかやるリストに連ねるために使う)の4つです。

どのstatusを使っても、ビューから見えなくなる等の効果は同じなので、細かく考えずに便利なように使えば良いと思っています。

3.ビューの使い分け

複数のビューを使い分ける理由

Searchビューしか使わない、という使い方をされている方も多いと聞きますが私はMainビュー、Due-Dateビュー、Contextビュー、Searchビューを使っています。

ビューを使い分けることのメリットは、タスクの表示設定、ソート順設定を複数使い分けることができるところにあります。
タスクの表示設定、ソート順設定はビューごとにしか設定ができません。
タブごとにそれらの設定を保存することができないので、Searchビューだと汎用的な表示設定、ソート順設定にせざるを得ません。

複数のビューを使い分ければ、それぞれの局面に応じて最適化された表示設定、ソート設定を使うことができるのです。
ちなみに、ビューの移動はm,d,c,eで行ったり来たりすることができます。
使っていればすぐに覚えられるので、大した手間にはなりません。

Mainビュー

Mainビューを正にメインに使っています。
Mainビューでは、タブを「Starred」にして★付きのタスクだけを表示させます。
表示設定、ソート設定は下記のとおり。
MainViewShowSort 

ポイントはDeferredタスクを表示させないこと、未来のタスクを表示しないことくらいでしょうか。
ソート順はお好みで良いと思います(私の設定だと、第一順位が★なのは無意味ですね)。
Mainビューでは、今日実行可能で、今日やるつもりのタスクのみが表示されていることになります。

Due-Dateビュー

Due-Dateビューは、タブを「Started」に固定して、開始期日が到来しているタスクのみを表示させます。
TaskChuteのルーチンから、毎朝一回Due-DateのStartedを見に行くことにしています。

この時、「★無し かつ Started」(着手できるが、急ぎでは無いタスク)の中に今日やるべきタスクが見つかれば、★を付けて今日実行するタスクに変更します。

DueDateViewShowSort

表示設定では、やはりDeferredタスクを非表示にするのがポイントです。
ソート順は★、Start-dateは外せないと思います。第三順位はお好みで。

Contextビュー

コンテキストビューでは、外出時のタスクを管理しています。
使い始めた当初は、時間帯コンテキストも用意したりしていましたが、すぐに使わなくなって廃れました。
外出時のタスクは、上述のようにStatusを「Hold」にしてMainビュー等に表示されないようにしています。

ContextViewShowSort

表示設定のポイントは、Deferredタスクも表示させること。
ソート順は★の有無、Status、Start-dateの順にしていますが、お好みで良いと思います。

コンテキストビューは、朝と夕方の2回見に行くことにしています。
外出時にやるべきタスクは、約束の時間が決まっていることも多く、事前の段取りや準備が必要なことが多いからです。

Searchビュー

主に使うタブが二つあります。
その前に、表示設定とソート設定を紹介しておきます。
SearchViewShowSort 

ポイントは、全てのタスクを表示することと、ソートの第一順位がStatsuになっていることでしょうか。
これは、Searchビューでよく使うタブの性質によるものです。

2_g:連絡待ちタブ

タブ名の頭の数字は、ショートカットキー「2」でこのタブが開ける、ということの覚えのために入れています。

検索条件はこのようになっています。

ScreenClip.png

要は、MainビューやDue-Dateビューで見えなくしているDeferredタスクを確認するためのリストです。

タスクとして継続して管理する必要があるということは、単純に放置しておいたら困ったことになるでしょう。
適切な状況が整ったら、ちゃんと本線に戻してやれるよう、目をかける必要があります。

そのために、朝と夕に一回ずつ確認するルーチンになっています。

3_概算書・請求書タブ

請求書、見積書の類は急ぐことが多いので、これらに関連するタスクを漏らすと困ったことになります。
他のタスクに紛れて忘れてしまわないように、別リストにしてチェックしています。

検索条件はこちら。

SearchSeikyusho

「見積り時間」を含まず、「概算書」「請求書」「見積」のどれかを含むタスクを抽出します。

4.新規タスクのデフォルト属性

NewTaskDefaults

新規タスクは、★付きで開始日が今日に設定された状態で追加されます。

わざわざ追加するタスクのほとんどは、すぐやる必要があるタスクです。
司法書士の業務上、短いスパンで処理するタスクも多いです。
よって、★付きをデフォルトとし、例外的に後で良いタスクの★を外す方が手間が少ないです。

ちなみにコンテキストと締切日(Due Date)も設定していますが、私の運用ではコンテキストは外出時コンテキスト以外なら何でも良いです。

Due Dateも私の運用では全然管理しないので、No Dateでも良さそうなものですが、Start DateをNo Dateにした際に、Due Dateを見ればタスク作成日がわかる、という程度の意味はありそうなので、Due Date:Todayとしています。

外出時コンテキストのタスクの作り方

外出時コンテキストのタスクを追加したい場合は、Contextビューを開いてタスクを追加すると、Contextビューでは常に外出時コンテキストタブが開いていますので、コンテキストが外出時に設定されたタスクとして追加されます。
それの「status」をHoldに変更してやって、外出時タスクの一丁上がり、となります。

未来のタスクの作り方

まず★を外しStart-Dateを未来の日付にしてやります。
これでMainビュー及びDue-DateのStartedに表示されなくなり、実行すべき日まで目に触れなくなります。

今日着手しなくて良いタスクの作り方

★を外せばMainビューで表示されなくなります。
もし明日、「やるべきだ」と思ったら、Due-DateのStartedから★を付け直して拾います。

いつかやりたいタスクの作り方

statusをSomedayに変更します。
★は外しても外さなくても非表示になるので、Somedayに移動させたけれども優先順位が高いかどうかで外したり外さなかったりします。

5.そもそもこんなことをする方が面倒臭くないですか?

想定問答ですが、タスク管理に馴染みの無い方からは、こんな面倒臭そうなことをする意義がわからないと思います。
でも、私にとってはこれが楽です。

例えば、デスクにいる時に外出時にしか実行できないタスクは目に入らない方が良いです。
また、優先度の高いプロジェクトが幾つも並行して走っている場合には、今一番最初にやらなければならないことは何なのか、頭の外に出してきちんと整理できた方がクリティカルな失敗を避けられると思っています。

私はやらなければならないタスクの数々を頭の外に出して、目に見える形で入れ換えたり整理して見える化することがタスク管理の妙味だと思います。

6.逆に、Toodledoの機能のほんの一部しか使っていないけれども、もったいなくないか?

これも想定問答です。
Toodledoでは、タスクに様々な属性を与えることができます。
folderを使っていなかったり、DueDateをおまけ程度にしか使っていなかったり、ひどいものです。

でも、これで良いと思っています。
タスク管理は自分がラクになるためにやるものです。
タスクの追加や属性の設定に手間がかかってストレスを感じるようでは本末転倒。
自分の使いたい機能にフォーカスを絞って使い、残りは無視するくらいでToodledoはちょうどよいのではないかと思っています。

7.編集後記

実際にToodledoを使う上でのTipsもいくつか紹介したいのですが、ごちゃごちゃするので、それは別記事にまとめたいと思っています。
【2014年2月14日追記】別記事を書きました。

参考書籍

Toodledoの和書で入門書と言えるのはこの本くらいしか無いと思います。
この本一冊あれば、Toodledoの操作はたいていできるようになります。
あとは、自分の好みに染めていくだけですね。

 

このクラウド時代のタスク管理の技術は、上記の本が出る前に書かれた本で、私はこれを片手にToodledoと格闘しました。
佐々木正悟的タスク管理を目指すのであれば、一度は読んでおくべき本ですが、素人にはオススメできないかもしれません。

関連記事

[Toodledo]便利に使うためのTips5選

今回の記事は、Toodledoをどう使うか、という運用の全体像の話でしたが、この記事はもう少し細かいTipsの話です。
しかし、細かいことを抜きにしてToodledoをストレス無く使うこともなかなか難しいので、車の両輪のもう片方的な記事です。

[司法書士]司法書士業務とタスク管理の親和性

司法書士こそタスク管理したらいいのに、ということを論じてみた記事。
私の使っているタスク管理ツールの紹介等もあります。

 - タスク管理, 司法書士

        

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