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[Toodledo]RTMからToodledoへ全面的に移行することにしました – Toodledoダブルアカウント運用の開始

   

RTM+ToodledoからToodledo×2への移行

平成25年合格の司法書士、島根の坂根(@sakane0958)です。
最近、タスク管理環境を変更したので、その経緯や気付いたこと、困ったことなどを整理しておきます。

多Todoアプリ派

私は仕事のタスクをToodledoで、仕事以外のプライベートのタスクをRemember The Milkで管理するという「多Todoアプリ派」に属する運用をこれまで行ってきました。

多Todoアプリ派というのは、「Androidスマホ&クラウド「超」仕事術」の著者であるアキヅキダイスケさん(@akizukid)が提唱する「Todoアプリは1つに限定しなくてもいいじゃないか。自分が不便を感じなければ、複数のアプリを使い分けてもいいだろう。」という考え方です。
(ちなみにアキヅキダイスケさんは、私も記事を書いているグループブログ、ファミリーマネジメントジャーナルの執筆陣の一人でもあります。)

RTMやめようかな、と思ったきっかけ

私も実際に最近まで、そのような多Todoアプリ派の運用を続けてきたわけですが、下記の記事を読んで、RTMに見切りをつける可能性について考え始めるようになりました。

Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)
私がToodledoの運用例の記事を書いた際、「彩郎さんの運用例も見てみたい」とリクエストしたら、書いてもらえました。

本筋とあまり関係無い部分なのですが、Android版の公式アプリがリリースされた、という情報がありました。
これを早速インストールしてみて、「webのToodledoとあまり変わらない使い勝手で触れそうだ」と感じました(ちなみに、その後継続して触るうちに「制限がかなり多い」ということもわかってきましたが)。

これを契機に、これまで我慢して見ないようにしていた「RTMに感じていた不満」が意識下に上がってくるようになりました。 
(個別の不満については、別の記事に整理したいと思っています。)

RTMからの移行を具体的に考え始めたのが、2014年3月3日ごろの話。
3月12日にはRTMのProアカウントの期限が来ていたので、その後は駆け足で検討を進めました。

RTM・Toodledo環境のメリット

一般的には、タスク管理システムは一つにして、全てのタスクを入れ込むやり方が主流です。
仕事もプライベートも含めた全てのタスクを入れます。

あえてタスク管理システムを分けることで、私がこれまでどういうメリットを享受してきたのか、紹介しておきます。

締め切りを過ぎている他方のタスクが目に入らない

私の仕事タスクでのメインリストは「★」ベース(Toodledo)、プライベートタスクでのメインリストは「今日やるべきこと」ベース(RTM)で組み立てています。

仕事とプライベートのタスクをRTMで管理していた頃は、仕事でやり終えられなかったタスク達が、土曜日、「今日」のリストに出現していました。
でも、月曜日まで取りかからないのですから、土日には目に触れないようになっていて欲しいのです。

Search文の工夫やビューの使い分けで克服できる問題だとは思いますが、別々のタスク管理システムを使うことでタスクの分離が簡単にできていました。

仕事のタスク管理空間を広々使える

仕事とプライベートを同居させるとすると、Folderを導入しないと仕事とプライベートの分離ができないでしょう。
仕事をToodledo専用にしていたので、Folderを使わなくてもタスクの整理ができます。

司法書士の業務における日々のタスクは、プロジェクト管理が必要な大規模なものよりは、複数のプロジェクトの小さいタスクが並行して走る、という感じです。
タスク発生、忘れないようにすぐタスク登録、その日のうちに実行して完了、というケースが多いです。
いちいちFolderを作って管理するより、タスク名にプロジェクト名を含めて、検索でひっかかれば良い程度の運用がお手軽です。

コスト的には、Folderを使ってサブタスクを使わないようにするのが良いのかもしれません。
確かに、手間をかければFolderを使えば実現できるだろうと思います。
しかし、サブタスクはプロジェクトにするほどでもない2,3のタスクの塊を処理するのにとても便利なのです。
今後もToodledoを使い続ける限りは、課金してサブタスクを使い続けると思います。

Toodledoのモバイルアプリはどれを使ったら良いかわからず、RTMには公式モバイルアプリがあった

仕事のタスクは主にパソコンの前で行うのに対し、プライベートタスクにおいては、家に小さい子供がいることもあり、スマホを片手にタスクを確認することも多い状況でした。

Toodledoを仕事用に、モバイルアプリがあるRTMをプライベート用に、という分け方をしたのには、RTMには公式Androidアプリがあった、というメリットが大きく影響しました。

今にして思えば、これは完全に「調査不足」であり、ToodledoにはUltimateTo-Do Listというよくできたモバイルアプリがありました(Toodledoが作った公式アプリではありませんが)。
当時の私が、Toodledoをモバイルで使う必要性をあまり感じていなかったため、英語版のこのアプリの使い勝手をよく確認しなかった、というだけのことで、この度腰を据えて使ってみると十分な機能を備えていました。

RTMからの卒業 – 私が考えた二つの選択肢

仕事以外のプライベートのタスクをRTMからToodledoに移行することはほぼ決めた後、私には考えられる方針が二つありました。
一つは、仕事用のToodledoアカウントにプライベートタスクを流し込み、統合する方針。
もう一つは、プライベートタスク用にもう一つToodledoアカウントを取得し、2つのアカウントを使い分けるという方針。
それぞれのメリット、デメリットを整理してみます。

仕事用アカウントにプライベートタスクを追加する方針

メリット

追加投資無くサブタスクを使える

仕事用のToodledoアカウントでは、Silverアカウントを使っているのでサブタスクが使えます。
つまり、追加投資せずにプライベートタスクでもサブタスクが使えるようになります。

デメリット

仕事タスクにFolder管理が必要になる

仕事タスクではこれまでFolder管理をせずに運用してきました。
サブタスクの方が便利だからです。

しかし、プライベートのタスクと仕事のタスクを一つのToodledoアカウントで運用しようと思うと、Folder管理の導入は避けて通れなさそうです。
そうすると、仕事のタスクを追加する際、ひと手間どうしても増えます。

また、仕事の際のビュー、プライベートのビューをどういう使い分けにするか、イチから考え直さないといけません。
仕事中には、プライベートのタスクは目に入らない方が良いです。逆もまた然り。

プライベート用のToodledoアカウントをもう1つ取る

メリット

仕事のタスクとプライベートのタスクを分離できる

現在の多ToDoアプリ派の運用に近い運用を続けることができます。

デメリット

アカウントの管理が煩雑になる

Toodledoはマルチアカウントに対応していないので、アカウントの切り替えにログアウト、ログインが必要になります。
また、モバイルアプリにおいては、ログイン、ログアウトはさらに面倒なものになりそうです。

しかし、PC上の利用においてはブラウザを使い分けることで克服できるのではないかと考えています。
私はChromeを主に使っていますが、仕事場のPCではChromeで仕事アカウントを開き、プライベートタスクを確認したくなった時にはInternetExploreでそれを開く、という形にすれば、いちいちログアウト、ログインをしなくて済みそうです。
自宅PCでは仕事とプライベートのアカウントを逆にします。

モバイルアプリにおいては、元々仕事タスクをモバイルで参照する必要があまりなかったので、プライベートタスク専用にすることで、ログアウト、ログインが不要な運用を実現します。

コストがかかる

もしプライベートタスクにおいてもサブタスクを使いたくなったら(時間の問題でしょう)、運用コストが2倍かかることになります。

しかし、私の場合はこれまでRTMとToodledoの双方に払続けてきました。
RTMのProアカウントよりToodledoのSilverアカウントの方が安いので、2倍になったところで従来のRTMとの併用より少し安くなります。
年間約30ドルで快適な環境が手に入るのならば、少々Toodledoに貢いでもかまわないかな、と思います。
今後もToodledoにはお世話になるでしょうから、長く続くサービスであって欲しいと思っているので。

ひとまずToodledoのダブルアカウントで運用してみることに

結局、私は後者の「プライベート用のToodledoアカウントをもう1つ取る」方針で進めることにしました。

一つには、現状あまり不満の無い仕事タスクの運用をいじりたくなかったこと、もう一つには多ToDoアプリ派の運用を気に入っていたことが大きかったです。

RTMからToodledoへの移行で苦労したポイント

RTMからToodledoへの移行には、RTMからics形式でタスクをエクスポートし、それをToodledoでインポートするのが一般的みたいです。

ToDo管理ツールをRemember the MilkからToodledoへ変更 | mylifelog
”Toodledoには納期をつけたタスクのみインポートされるようで、すべてのデータをインポートするには一時的にでも良いので納期なしタスクにデタラメな納期をつける必要があります(2020/01/01とかすべて同じ納期にするのがポイント)。そして、インポート完了後にデタラメ納期を一気に削除します(後述のMulti Edit機能を活用)。”

上記記事で説明されている方針でやってみたのですが、困ったポイントがいくつかあったので、紹介しておきます。

日付情報が移行されなかった

Dueに入っていたはずの日付情報が全く移行されませんでした。DueTimeには何か入っていましたが。
しかし、元々RTMでの管理が崩壊しかけていたこともあり、日付についてはゼロから見直すことにしました。

まず、DueTimeに入っていた時刻(確かam 12:00みたいな時刻が入っていました)については、SearchからMulti-Editで全て一括で洗い出し、一括削除しました。

その後、日常使いのルーチンタスクから、まず日付を設定し直しました。
これは、普段見慣れているタスクなので、大して迷うことはありません。

次に、スパンが長い季節ごとのタスク等。
これは考えながらやると時間もかかるので、RTMを参照しながら従来と同じ日付を設定しました。

icsファイルが1MBを超えてしまう

データを移行するにあたって、いったんローカルにデータをエクスポートする必要があります。
このデータが1MBを越えると、Toodledoに取り込むときに取り込めません。

1年以上RTMのタスク管理を続けていると、エクスポートしたファイルが1MBを超えることがあります。

対処法ですが、まずリストを絞ってエクスポートします。
たいていのリストは1MBに収まるのではないでしょうか。

次に、私の場合はリストを限定しても1MBに収まらないリストがあったので、「list:(リスト名) status:incomplete」で検索して、未完了のタスクのみに絞ってエクスポートしました。
これで私の場合は1MB以内に無事収まりました。

編集後記

ドタバタしながらも、新体制も落ち着いてきたところです(2014年3月20日現在)。
使い勝手がわかっているWeb版はそう苦労しませんが、モバイルアプリの使い勝手に戸惑ったりしながら、新しい環境を楽しんでいます。

今のところは、課金せずにFreeプランのまま使っています。
仕事用アカウントの課金タイミングがもう少し先なので、そのタイミングと合わせて課金を始められたら覚えやすいかな、と思っていますが、それまでサブタスク無しで我慢できるかどうか。

関連記事

[読書]アキヅキダイスケさん著『Androidスマホ&クラウド「超」仕事術』から得たこと

冒頭に紹介したアキヅキダイスケさんの著書の書評記事です。

Androidスマホ術と銘打ってありますが、Androidの話ばかりではありませんでした。
Androidユーザーでなかったら、手に取っていなかったかも、と思うと巡り合わせのようなものは感じますね。

[RTM]RTMとToodledoの比較(その1)

RTMとToodledoの多ToDoアプリ派運用を始めて間もない頃の記事です。
こうして見ると、RTMとToodledoのメリット・デメリット、多ToDoアプリ派とシングルToDo派のメリット・デメリットは当時検討したこととそう大きく変わっていないのかな、と思いました。

なお、当時は細切れに更新していたので、全部で4つの続き物記事になっています。

[RTM]RTMとToodledoの比較(その2)

[Toodledo]RTMとToodledoの比較(その3)

[Toodledo]RTMとToodledoの比較(その4)

[司法書士]司法書士業務とタスク管理の親和性

司法書士こそタスク管理を行うと良いと思う、という主張をした記事です。

司法書士の業務は、他の士業との連携や、先の期日の管理など、段取りが非情に重要な仕事でもあります。
そういう段取り面は、GTDに代表される「タスク管理」の得意とする分野です。
タスク管理という概念がもっと広まれば、助かる人が潜在的にはたくさんいるのではないか、と思います。

向き不向きのある分野なので、そういう細かいことが嫌いな人にまで勧めようとは思いませんが、潜在的にはタスク管理を必要としているのだけれど、知らないだけ、という人が世の中には多いのではないかと思っています。

 - タスク管理, 司法書士 ,

        

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