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[Toodledo]私がオススメする初心者向けの設定

   

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。
自分の経験をベースに、「これからToodedoでタスク管理を始めてみよう」という方のためのオススメ設定を考えてみました。

初期設定

使う要素の設定

Toodledoのタスクには、締め切り、繰り返し等々、様々な要素を設定できます。
これらの要素のうち、使うもの・使わないものを取捨選択します。

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画面右上の「Settings」リンクをクリック

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下の方にある「Tasks」枠の上から三番目「Fields/Functions Used:」の右側の「edit」をクリック。

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上記のようにチェックボックスを設定します。

デフォルトView

私のオススメ設定では、「Due-DateのStarted」を基本画面としますので、Toodledoを開いたらその画面が表示されるようにするための設定。

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「Default Views:」の右のeditをクリック。

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上記のようにDefault Task Viewを「Due-Date」にします。

新規タスク登録時のデフォルト

ここで、新規タスクを登録した時、そのタスクに自動で反映させたい要素を設定しておきます。ここでは、「開始日が今日、締切日も今日」という設定にします。

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「New Task Defaults:」の右のeditをクリック。

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上記のようにStartDate:Today、Due-Date:Todayとします。

コンテキスト(Context)

コンテキストを一つ作っておきます。
多くすると使い勝手が悪くなるので、必要を感じるまでは増やさなくても大丈夫。

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左上の「Tasks」ボタンからタスク一覧画面に戻ります。

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右上の「Organize」リンクをクリックするとメニューが開くので、「Context」を選択します。

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この窓に「外出中」と入力して「+ADD CONTEXT」ボタンをクリックすると、「外出中」コンテキストが作成されます。

Due-DateのStartedの表示設定

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左上の「Tasks」ボタンからタスク一覧画面に戻ります。

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左側上から二番目の「Started」をクリックします。

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次に「SHOW」ボタンをクリックします。

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チェックボックスを上記のように設定します(RecentlyComplete:オフ、Futureタスク:オフ、Deferredタスク:オフ、外出中Context:オフ)。

最後に、タスクの並び順を設定します。「SHOW」の右側、SORT3つが左から順に並び順のルールです。
最初は全て「Auto(↓↑)」に設定されています。
これを、下記のように設定します(第1:★、第2:StartDate、第3:Auto)

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このような設定をオススメする理由

その日が来れば自動的に目に入るようになる

他のタスク管理ソフトには無いToodledoの強みの一つとして、StartDate(開始日)とDueDate(締切日)を設定できる、ということがあります。
多くのソフトはDueDateしか項目がありません。
しかし、タスクを実行する際に大切なのはDueDateよりStartDateです。
確定申告の締切日に、初めてタスクの存在に気付いても遅いのです。

このStartDateを軸に、タスクの表示・非表示をコントロールします。
表示設定で、未来のタスクを非表示にしているので、着手できない未来のタスクは目に入ってきませんし、その日になれば自動的に表示される、という寸法です。

「外出中」コンテキストのタスクは、必要な時に見に行く

私の場合は、タスクのほとんどはPCの前に座っている時に実行するので、「外出中」のタスクはほとんどの時間は目に入ってきても邪魔なだけです。
「外出中」コンテキストは、外出前にのみ見に行けば充分。
そこで、「外出中」コンテキストのタスクは普段は目に入らないような設定になっています(上記の説明の中の「SHOW」にて「外出中」を非表示)。
実行できないタスクを見えなくしていることにより、やるべきタスクをさっと見つけやすくなります。

インボックスは「StartToday」

タスク管理の考え方の中に、タスクを集める「インボックス」という概念があります。
メールソフトの「受信箱」のように、とりありずどのタスクもいったんここに入る、という場所です。

発生したタスクは深く考えずに、とりあえずToodledoに登録してしまいます。
新規タスクは「StartDate:Today、Due-Date:Today」と設定されて入ってくるので、まずは目に付くところ(Due-DateのStarted)に入って来ます。

そして、今日やらなくても良いタスクについては、先の日付にしたり、コンテキストを「外出中」に設定したりして、どんどん見えないところへ整理していきます。
タスクを追加したのが忙しい時であれば、とりあえずタスクの追加だけしておいて、整理は後からにしてもかまいません。
整理するまでは目に付くところに残り続けるので。

タスクが増えてきて視認性が悪くなってきたら★で絞ることができる

Sort順の第1順位が「★」になっているので、★を付けたり外したりすることで、一覧のタスクを前半と後半の二つに分けることができます。
こんなふうに区切り線が入って分かれます。
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★の付け外しはワンクリックでできるので、緊急時に「まずはこれだけ片付けよう!」という整理をするのが楽にできます。

編集後記

先日、初心者向けのタスク管理ワークショップなるものを江津JCのメンバー向けに行いました。
ワークショップと銘打って実施しましたが、実際には空回りしてしまった感が強く、かなりペースが速過ぎたようです。
参加していただいたメンバーには申し訳なかったです。

ワークショップの本番では、プロジェクターにToodledoの画面を映して説明を試みましたが、文字を大きくしようとすると画面のレイアウトが苦しくなり、「どこにそのボタンがあるのか?」等々わかりにくかったと思います。
ブログ記事にすれば、これを見ながら自分のペースで設定ができると思うので、このような記事に整理してみた次第です。

なお、Toodledoは英語でしか使えないという部分にハードルを感じた方も多かったようで、タスク管理をこれから始める方で英語アレルギーがある方は、Toodledoではない他のタスク管理ソフトを検討した方が良いのかも、とも感じています。

関連記事

[Toodledo]Remember The MilkとToodledoの比較 – 2年間並行して使い続けた私の感想 | 流れるような一日を

Toodledoを使う前は、Remember The Milkというタスク管理ソフトを使っていました。
そのソフトからToodledoに乗り換えた理由を説明しています。
タスク管理で「これができないと困る」ということが明確に出てくるまでは、Toodledoではなく、別の口当たりの良いソフトを使って、まずはタスク管理に慣れることから始めるのも良い選択肢だと思います。

最近、Todoistが良いという評判をよく聞きます。
タスク管理友達のWさんもToodledoからTodoistに乗り換えたらしいので、要チェックですね。

[Toodledo]RTMからToodledoへ全面的に移行することにしました – Toodledoダブルアカウント運用の開始 | 流れるような一日を

私は現在、仕事用とプライベート用にそれぞれToodledoのアカウントを取得して、別々に管理しています。
タスク管理の教科書的な話としては、仕事もプライベートもすべてを一つのシステムで管理するのが良いらしいのですが、私は分けた方が快適でした。

当初はブラウザをChromeとIEにしていましたが、現在はChromeとFirefoxに落ちつきました。
IEは、日本語入力がONになっているとショートカットが効かないことがあったり、不便が多かったので。
Firefoxの方がChromeとの共通点が多く、私には使いやすかったです。

[Toodledo]便利に使うためのTips5選 | 流れるような一日を

紹介している5つは下記のとおり。
1.ToodledoからTaskChuteに転記するためのブックマークレット
2.ChromeアプリとしてToodledoを開く
3.キーボードショートカットの活用
4.複数タスクの属性を一括変更する方法
5.タスクのメモからEvernoteのノートを開く

このうち特に「4.複数タスクの属性を一括変更する方法」は、初心者でも知っておいて損はありません。
サブタスクからのPermanentLinkに限らず、検索結果画面においてのみ使える「MultiEdit」を使います。

[Toodledo]私のPrivateタスクの運用例紹介 – Due-DateのStartedがデフォルトビューになりました。 | 流れるような一日を

今回紹介した初心者向けオススメ設定は、このプライベート版をベースにしています。

[Toodledo]私の運用例の紹介 | 流れるような一日を

私の運用例の「仕事版」です。今回紹介した初心者向けオススメ設定は「プライベート版」をベースにしているため、★の使い方など逆転している部分もあります。
「連絡待ち」のタスクを確認するための保存検索の詳細なども、ここで紹介してあります。

 - JC, タスク管理

        

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