[Webプリント]書留系のサービスを一歩便利に

1.日本郵便の秘密兵器

知名度は高くないと思いますが、日本郵便のサービスに「Webプリント」というサービスがあります。
地味に便利です。うちの事務所では書留系はほぼこれを使って出しています。

Webプリント|日本郵便

今回の記事が役に立つのは、下記のような方でしょう。
(1)特定の宛先によく送る方
(2)書留等の問合せ番号の入力が面倒だと感じる方

2.サービスの概要

ユーザはwebで無料のアカウント登録をしてログインします。

差出人や宛先を入力、ラベルを手元のプリンタで印刷し、郵便局の窓口で発送。
この時、ラベルにはバーコードが含まれており、Webプリントのサイトにログインすると追跡状況を表示できます。
宛先に無事到着すると、書留、簡易書留なら登録したメールアドレスに報告メールが届きます。

もちろんアドレス帳があり、差出人や宛先の管理ができます。

3.メリット

メリットを整理します。

(1)問合せ番号の入力不要
(2)書留、簡易書留ならメールが届く
(3)宛名情報の再利用

(1)問合せ番号の入力不要

私のような面倒くさがりな人間は、あの無機質な何桁もの数字を問合せ欄に入力するのが面倒でなりません。
登録したメールアドレスとパスワードでログインしさえすれば、追跡状況が表示できるのは素晴らしいです。

特に、行方不明を証する書面として「あて所に尋ねあたりません」という形で返ってくることを想定した書留を出す仕事があるのですが、そういうものは返ってくるまでに2週間ほどかかることがあります。

書留の追跡状況では、返送予定がいつになっているとか、「おや、何故か転送されている」とかすぐに確認できて便利です。

仕事が忙しくて、書留で送った書類をなかなか受領してくれないお客様にも有効です。

(2)書留、簡易書留ならメールが届く

無事に届くと、30分ほどの誤差で報告メールが届きます。
法務局との書類のやり取り等であれば、土日以外はまず着くことが確実ですから、ログインしなくてもメールで確認できれば十分です。

なお、特定記録だと何故かメールは送ってくれません。

(3)宛名情報の再利用

アドレス帳に差出人や宛先を登録して管理できます。

私の場合、居所がころころ変わる弟の住所を登録していて、実家の弟宛の郵便物を転送する際などにも便利に使っています。
普段からWebプリントをよく使っているので、年賀状シーズンくらいしか使わない筆まめ等よりも、シンプルにさっと使えて良いです。

3.重要な注意点(普通郵便以外)

Webプリントを使い始めてしばらくするとわかることですが、日本郵便のサービスであるにもかかわらず、Webプリントなるサービスを郵便局の窓口の方が知らないことも多いです。

あなたがWebプリントを使うのが初めての場合、窓口での受付後の処理をよく見ておく必要があります。
例えば、書留を依頼すると窓口のお姉さんは流れ作業で新規のバーコードを貼り付けようとしたりします。

新規のバーコードが貼り付けられてしまい、郵便局の端末にそのバーコードが登録されてしまうと、今までの苦労は水の泡、追跡状況はいつまでたっても「未出荷」のまま、微動だにしないことになります。

窓口の方がWebプリントを知らないかも、と思われる場合は、「このバーコードで処理して下さい」と一言添えると確実です。

このWebプリントネタには続きがあります。次回で印刷の工夫を書きます。

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