島根の司法書士、坂根（@sakane0958）です。
３月にRemember The MilkからToodledoへ全面的に移行しました。
移行はうまくいっていて、そろそろプライベート用Toodledoでも課金を始めようか、というタイミングです。
Remember The Milkを触らなくなって久しいのですが、試行錯誤しながら作ったリストの中には、他のユーザの役に立つ物が埋もれているかもしれないので、ここで紹介してみます。
とあるRemember The Milkユーザの検索構文一覧
システムデフォルトのリスト（通常リスト）
「Inbox」から２列目冒頭の「Sent」まではリストを追加すると勝手にできるタブです。
冒頭に数字を付けて並び順を制御する
ここでの工夫は、よく使う「家事」と「個人」が最初の方に来るように、冒頭に数字を付けて「1家事」「2個人」としていることがメインです。
あとは、目を惹くリストとしては「仕事j」リストでしょうか。
「仕事j」リスト
私の場合、仕事のタスクはToodledoで別管理をしていました。
仕事タスクは全部そちらに登録すれば良さそうなものですが、RTMにも「仕事j」というリストがあります。
これは、リマインダが必要なタスクや、PCでなくスマホで確認できると便利なタスクを管理するためです。
仕事場でのToodledoとTaskChuteの運用では、リマインダを必要とすることがほとんど無く、また、スマホアプリを探すのも面倒だったので、スマホアプリを使っていませんでした。
でも、「３週で一巡する朝掃除の担当場所がどこか？」を月曜日の朝に確認したくなりました。
朝掃除はPCを立ち上げる前に行っているので、Toodledoで確認できても意味が無く、やはりスマホから確認できた方が便利です。
「仕事」でなく「仕事j」になっている理由
これは当時のスマホアプリの挙動がおかしかったため、苦肉の策でそうしたものです。
リストをアーカイブしたり、復旧させたりした時、想定しない動作をしたので、新規にリストを作ったものです。
見栄えはあまりよくありませんが、私は見た目より効率を重視するので、このように落ち着きました。
コンテキスト系スマートリスト（冒頭に＋）
GTDでいうところのコンテキスト系タスクのスマートリストは冒頭に「＋」を付けて、まとまって表示されるようにしています。
なお、以後見出しが[リスト名]その次の行が [検索構文]というフォーマットで書いていきます。
＋スマホ
(tag:+スマホ or tag:+調査) and (list:d:今週 or due:never)
スマホがあればできるタスクが集まってきます。
電話をかけるタスクや、調べ物タスクが多かったと記憶しています。
後半の条件は、例えば半年先にやるべきタスクが見えても邪魔なだけなので、表示させる範囲を今週一週間か、期限が無い（＝いつでもやれる）に限定するため。
＋パソコン
(tag:+パソコン or tag:+調査) and (list:d:今週 or due:never)
上記「＋スマホ」リストのパソコン版。
スマホで調べるには重いタスク等がこちらに入るようにしていました。
次は少し順番前後しますが、関連性があるので先に「＋調査」リストを説明します。
＋調査
tag:+調査
これは、パソコンやスマホで調べ物をするタスクを集めるためのリストです。
元々は＋スマホと＋パソコンのリストしかありませんでしたが、検索系の調べ物はどちらで調べても問題無いことが多いです。
タスクの登録時に、いちいち「＋スマホ」と「＋パソコン」の二つのタグを登録するのが面倒臭かったので「＋調査」タグとこのリストを検討しました。
パソコンでもスマホでも、どちらでも構わない調べ物タスクであれば、タグに「+調査」と振っておくと、このリストに集まってきます。
上記のとおり、「＋調査」タグが振ってあれば、＋スマホリストにも、＋パソコンリストにも挙がってきます。
＋考え事
tag:+考え事
例えば、週末子供と過ごしている間にでも、頭の片隅で検討を進めておきたいようなことを登録しておくためのリストです。
緊急性があまり高くないものを登録していることが多かったです。
＋買物
tag:+買物
外出先でやるべきタスクを登録していました。
コンテキスト系の中で、一番よく使っていたリストだと思います。
時間帯コンテキスト系（冒頭に数字）
こちらの書籍でオススメされていた「時間帯コンテキスト」に挑戦しようとしたリストです。
検索構文が思うように作れず、最後まで試行錯誤中だった記憶があります。
02b起床後
dueBefore:tomorrow and (tag:b-0430-0630 or dueBefore:06:30)
時間帯コンテキストは、タグかDue（期日）のどちらかだけで実現すればもっとシンプルな検索構文になるはずです。
でも、従来Dueの時刻で時間帯コンテキストの管理をしていたところへ、途中からタグも導入しました。
どちらのやり方でもタスクを登録できるようなスマートリストを作ろうとして、挫折したままToodledoへ旅立った、ということになります。
使いたい方は、ぜひ私の遺志を引き継いで下さい。
ちなみに他の時間帯コンテキストはこんな感じです。
構成は同じ。思ったように動いてくれないのも同じ。
dueBefore:tomorrow and (tag:f-1200-1300 or dueBefore:13:00) dueBefore:tomorrow and (tag:h-1715-1745 or dueBefore:17:45) dueBefore:tomorrow and (tag:j-1830-2030 or dueBefore:20:30)
ちなみにアルファベットはTaskChuteのセクションのアルファベットと合わせています。
期日系スマートリスト（冒頭にd:）
Due（期日）がいつになっているか、で絞り込むリスト達です。
普段一番よく使うリストは「d:1今日」でした。
d:1今日
dueBefore:tomorrow
今日やるべきタスク一覧。
ルーチンタスクは時刻まで入力してあるので、上から順番に並びます。
「RTMを開く」≓「d:1今日リストを見る」と言ってもよいくらい、よく使っていたリスト。
検索構文が「due:today」でない理由は、期限切れタスクも表示させたいからです。
d:2明日
due:tommorow
Dueが明日になっているリスト。
未来のことを知りたい時には、期限切れのタスクは見えない方が良いので、ここは「dueBefore」でなく「due」です。
d:4土曜
due:Saturday
次の土曜日のタスク一覧。
土日は平日とは異なるタスクを行うことが多いので、金曜日に「土日に予定しているタスク」を確認することにしていました。
d:5日曜日も同様の構造です。
due:Sunday
ちなみに、２４時に日付が変わって土曜日や日曜日の当日になってしまうと、来週のタスクが表示されてしまうので、そういう時には「d:1今日」や「d:2明日」で確認するわけです。
d:6土日
dueWithin:"2 days of Saturday"
次の土日のタスクを確認するためのスマートリスト。
検索構文の造りは「次の土曜日から２日間のタスク」を探すという形になっています。
d:8今週
dueWithin:"1 week of today" OR dueBefore:today
今日を起点とした一週間先までのタスクと、今日やるべきタスクを表示します。
GTD系（冒頭にg:またはgtd）
「週次レビューをやらない」と公言している私がGTDを論ずるなどおこがましい気もしますが、ともかくGTDやそれに関連するリストです。
こうして見ると「g:」で始まるリストは「完了タスク系」、「gtd」で始まるリストはタスクのステータスによる分類にしていたようですね。
g:今日完了
completed:today
うっかり完了させたタスクを未完了に戻したい時によく使っていた気がします。
寝る前に一日の振り返りをする人は、そういう用途にも使えるかもしれません。
私は夜は子供と添い寝をしてそのまま寝ることにしているので、そういう用途には使えませんでしたが。
g:今日追加
added:today
「さっき追加したはずなんだけど、見当たらない」というタスクを探す際に、このリストを見れば一発です。
RTMを使っていない人からすると「自分で追加したタスクが見当たらないとはどういうことだ？」と思われるかもしれませんが、例えば未来のタスクだったりすると、探すときに思っているところとは違うあたりにいたりするのです。
一日に１００も２００もタスクを追加した日には、このリストがあふれかえって探すのが大変でしょうが、通常の使い方であればこのリストに入ってくるのは数個～数十個のタスクです。
簡単に「さっき追加したタスク」探すことができます。
g:先週完了
status:completed AND completedWithin:"15 days of Saturday" NOT completedWithin:"8 days of Saturday"
まだ「週次レビュー」を試みていた時に作ったリストだと思います。
先週一週間の完了タスクを抽出します。
g:先週完了(繰返無)
completedWithin:"1 week of today" and isRepeating:false
上記の「g:先週完了」リストの亜種ですね。
リピートタスク（≓ルーチンタスク）を排除して、ルーチンでない完了タスクのみを見られるようにしたもの。
「g:先週完了」リストと完了日の絞り込み条件が異なるのは何故なんだろう。。。
g:昨日完了
completed:yesterday
昨日完了したタスク一覧。そのままですね。
一日の振り返りをしていた頃には、よく参照していました。
gtdすぐやる
not list:いつかやる AND (not priority:N AND due:never)
説明の都合上、リストの並びからは前後しますが、「gtdすぐやる」リストを先に説明します。
通常のリスト「いつかやる」に入っているものをまず排除しています。
すぐやらなくても良いからです。
次に、何かしらの優先度が設定されていること（Nでない）。
優先度を設定すると、タスクがリストの中で上の方に来るようにしています。
目立たせたい＝重要、というような感じです。
最後に、期日が設定されていないこと。
重要なタスクであっても、未来の日付にやるべきタスクはすぐやることができません。
優先度が設定してあり、期日が無い＝今からすぐにでもやった方が良い、というイメージ。
しかし、結局たくさんのタスクがここに入ってきてしまい、使いこなせなかったリストですね。
日々のルーチンだけで一日のほとんどは終わってしまう。
たまにぽっかり空いた時間ができてこのリストを見るも、「すぐやる」タスクの山。
このスマートリストが機能するように整理していると、ぽっかり空いた時間も無くなってしまう。
やりたいことが多過ぎた。整理が追いつかなかった。そんな感じです。
gtdいつかやる
(due:never OR tag:gtd_いつかやる) and not list:"gtdすぐやる"
まず、上記の「gtdすぐやる」リストに入ってくるタスクを排除します。
ここでは、すぐやらなくて良いタスクを見たいから。
「gtdすぐやる」リストに含まれない「期日が無い」タスクは、いつやっても良いタスク、という考え方が「due:never」部分。
「tag:gtd_いつかやる」部分は、いつかやるタスクをタグで抽出するための仕組み。
「これは会計管理のリストに入れておくべきタスクだけれど、野望的な話だからいつか余裕がある時に検討したい」というタスクなどに「gtd_いつかやる」タグを付けて「会計管理」リストに入れておくことがあります。
ここまで説明を書いていて気付いたことには、ここには通常リスト「いつかやる」も含めておくべきかもしれません。
通常リスト「いつかやる」は後から追加したリストなので、条件に入れ忘れているようです。
入れ忘れに気付かないくらいなので、このリストもあまり使われることがなかったリストです。
「いつかやろうと思っていたこと」を振り返ってみるほど、のんびりした時間を取れることが滅多に無いからでしょうか。
空いた時間があれば、その時間でブログを書きたい、とか思ってしまいます。
それが楽しいからいいのですけれど。
gtd協議事項
tag:gtd_協議事項
妻や、実家の両親と話し合うべきタスク等を登録する予定だったのですが、正直あまり活用していませんでした。
妻とは食事の際などに話ができるので、わざわざタスクとして登録するよりも、せいぜいメモ程度の記録で忘れないようにしておいて、さっさと処理してしまうことが多かったので。
実家の両親と話し合うべきことも似たようなもので、とりあえずすぐ電話してしまって処理するか、メールで投げておいて忘れないようにし、お互いの都合の良いときに電話で話す、等の方がお互いにすっきりするようです。
gtd連絡待ち
tag:gtd_連絡待ち
誰かに依頼したタスクや、他のタスクの完了待ちなど、すぐに着手できないタスクがここに表示されるようにしていました。
ここに入っているタスク達は、自分のタスク実行時には意識する必要はないわけですが、たまに見返さないと長期間ほったらかし状態になりかねません。
GTD系のスマートリストの中では、よく使っていた部類だと思います。
プロジェクト系（冒頭にp_）
p_fmj
list:blog tag:p_fmj
ファミリーマネジメントジャーナルというグループブログの執筆陣の一人として活動していますが、その関連のタスクを管理するためのスマートリストです。
タグだけの指定でも良さそうなものですが、「list:blog」の条件も付けているのには理由があります。
このスマートリストを開いた状態でタスクを追加すると、リストはblog、タグにp_fmjが付加されてタスクが登録されます。
仮にタグのみの指定でスマートリストを作っていた場合には、リストが無指定になってタスクがInboxに入ってしまいます。
ファミリーマネジメントジャーナル関連のタスクはblogリストに入れることが決まっているので、「list:blog」を入れておくとひと手間省けるのです。
他のプロジェクト系も同様の構造です。
ちなみに、プロジェクト名はATOKに単語登録していて、頭に「p_」を付けて登録しています。
「p_」の入力が面倒ということはありません。
Toodledoへの移行用リスト
未完了1家事
list:1家事 status:incomplete
この記事を書いていて自分でも「何だったっけ、このリスト？」と思ってしまいましたが、RTMからToodledoへタスクを引っ越しさせる時に作ったリストでした。
エクスポートしたタスク情報が1MBを越えてしまうので、未完了タスクを絞り込むために作ったリスト。
その後、RTMを触らなくなったため、邪魔に思うこともなく残っていた、というわけです。
編集後記
こうして振り返ってみると、試行錯誤しながらがんばってたんだなぁ、と思うと同時に「使っていないリスト多いなぁ」とも思いました。
スマートリストの断捨離を進めて、シンプルな運用に持って行くことができたら、もう少し快適に使えたのでしょうか。
関連記事
[Toodledo]Remember The MilkとToodledoの比較 – 2年間並行して使い続けた私の感想
RTMに対して辛目の比較になってしまいましたが、RTMとToodledoの比較記事。
しかし、Toodledoに挫折した、という話もよく聞くので、タスク管理の初心者にはRTMの存在意義は確かにあるのではないかと思います。
Toodledoの無骨な感じが好きになれない、という話もよく聞きます。
[Toodledo]RTMからToodledoへ全面的に移行することにしました – Toodledoダブルアカウント運用の開始
記事本文でも少し触れましたが、RTM（仕事以外）とToodledo（仕事）の両刀使い体勢からToodledo×２のダブルアカウント体制に移行しました。
双方の画面を同時に開いていると、間違いそうになることはたまにありますが、ブラウザを分けるという方法で概ねうまくいっているように思います。
そういえば、スマホアプリでリマインダを使えていないので、今後取り組みたいところです。
使えていなくてもどうにか回っている、ということでもありますが。
[RTM]言語設定を英語に変更して使う
RTMにいまいち信頼を置けなかった一つの要因として、日本語処理の未熟さがありました。
スマホアプリの方は対処のしようが無いのですが、web版の方は「英語で使う」決心をすれば、「リピート設定が壊れるかも」という怖さからは解放されます。
[RTM]不定期で発生するお決まりタスクを辞書登録してしまう
RTMのスマートアッドは、今でも便利な仕組みだと思います。
Toodledoのメールによるタスク登録にも、似たような仕組みが無いのか、調べてみたいと思っています。
[ATOK]辞書にプロジェクト名を登録する際の読みの検討
移転前のブログの実質的な最初の記事です。
ATOKの単語登録の工夫。
下記の読みでプロジェクトやメールアドレスを登録しておけば、個別のスペルをいちいち思い出さなくて済みます。
「わま」（変換）→プロジェクトリスト一覧
「はわ」（変換）→メールアドレス一覧
まだまだブログの書き方もよくわかっていなかった時期の記事なので、今の技術で修正したい気持ちと、記念碑的に残しておきたい気持ちの両方があります。
それほど読まれているとも思えないので、これはこのまま残しておいて、新たにこのブログで書き直すのが良いかもしれません。
Evernoteにリマインダ設置！RTMを連携した@neunz19 の使用例
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はまラボに寄稿したRTMとEvernoteの連携記事。
EvernoteのノートリンクをRTMのURL欄やToodledoのメモ欄に貼り付けておくと、タスクとノートを紐付けられて便利ですよ、という内容。
2014年4月29日現在、Evernote自身がリマインダ機能を備えたので、この記事の意義も薄れてしまったかもしれません。
でも、私はEvernoteのリマインダよりタスク管理ツールで管理する方が好きです。
Evernoteに置いているものは「情報」が多く、タスク管理ツールで管理するのは「タスク」なので、別途管理しておいて必要に応じて紐付けられる、という関係が快適です。
コメント
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[…] 島根の司法書士、坂根（@sakane0958）です。 先日の記事でRTMの検索構文を紹介しましたが、それを作る際に参考にしたサイトを紹介します。 […]