流れるような一日を

タスク管理、ライフハック、司法書士(試験)、Evernote等がメインの個人総合ブログです。

[toggl]時間の家計簿をつけて第二領域に注力する – 7つの習慣から緊急度×重要度マトリクスの紹介

      2015/07/20

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。
私はtogglというタイムトラッキングツールを使って24時間の時間の使い方を記録しています。
なぜそんな面倒臭そうなことを習慣にしているのか、そのメリット等を説明しようと思います。

時間記録をつけるメリット

家計簿をつけるとお金の使い方に敏感になるといいますが、時間記録をつけるのは、時間の家計簿をつけるようなものです。
時間の使い方に意識的になります。

私が時間の使い方の枠組みとして使っているのは、7つの習慣の「緊急度×重要度によって作られる時間管理マトリクス」です。

7つの習慣

私の人生に影響を与えた本を何冊か選ぶとしたら、7つの習慣は間違いなくその中の一冊に入る本です。
タイトルはそれほどそそるものではないし、外観もとっつきにくそうですよね。
そして手に取ってみると結構厚さがあって、私も読み始めるまで積ん読状態が続いた本でした。
しかし、いったん読み始めてみると、意外にサクサク読めます。

ご存じない方は、ぜひ一度手に取ってみていただきたい一冊。

緊急度×重要度によって作られる時間管理マトリクス

とはいえ、7つの習慣をご存じない方の多くは、この記事のために7つの習慣を読む暇は無いと思いますので、今回の記事に必要な要点のみを説明します。

7つの習慣の中に「時間の使い方」に関する部分があります。
そこでは、ものごとの優先度を緊急度×重要度によって作られる時間管理マトリクスで説明しています。
これは、時間の使い方を重要であるかどうか、緊急であるかどうかで4分類する考え方です。

  緊急である 緊急でない
重要である 第一領域 第二領域
重要でない 第三領域 第四領域
第一領域、第三領域

まず、緊急であるものは外部からやってくることが多く、責任があったり、逃れられないものが多いです。
基本的にやらないという選択肢は無く、「やるしか無い」ことが多い。
減らせるものなら減らす努力をすべき領域です。

第四領域

次に緊急でないもののうち、重要でないもの「第四領域」は気晴らしなどであり、人間の本能に従っていれば勝手にやってしまうもの。
積極的に「やろう」と思わなくても、ついついしてしまう事柄ですから、ゼロにはできないでしょうが、減らした方が好ましい領域。

第二領域

最後に残った第二領域のコントロールが成功の鍵を握っています。

重要ではあるが緊急でないこと、例えば資格試験の勉強などはその最たる例です。
勉強しなかったからといって、給料が減るわけではない。
やった方がよいけれども、周りから強制されるわけでもない。
しかし、この時間を取れるかどうかが前進と現状維持の分かれ目です。

他の領域に費やす時間を減らし、できる限り第二領域に注ぐ時間を増やすこと。
自分で自分を律することも必要です。

第二領域を大事にし、他の領域を押しのけ、できるだけ多くの時間を確保することにより、現状が前に進んでいくようになります。

関連記事の紹介 – シゴタノ!

自分の直感に従った簡単な説明に終始してしまったので、7つの習慣をご存じない方にはわかりにくかったかもしれません。
緊急度×重要度の時間管理マトリクスについて、すっきりまとめられたシゴタノ!さんの記事を紹介しておきます。

憂いがあるから備える気になる | シゴタノ!
”いずれも、「急ぎじゃないけど大事なこと」に時間を使いましょう、と主張していることがわかります。”


レコーディングダイエットの時間版

時間記録を付け、第二領域にかけた時間を振り返り、他の領域から第二領域へ転化できる時間は無いか検討する、定期的にそういうレビューをすると理想的だと思います。

ただ、私はまとまった時間をとって振り返るということまではしていません。
そういう意味では、自分の時間記録は家計簿よりレコーディングダイエットに近い。

せいぜい、前日の記録に文字列やプロジェクトを入力する際に「長かったな」とか「短かったな」とか感じる程度です。
それでも第二領域への意識は大きく変わったと思います。
少しでも第二領域の時間を長く確保することを考えるようになりましたし、ぽっかり急に空いた時間の使い方を悩むことがほとんど無くなりました。

第二領域に回せる時間はどれくらいあるのか?

例えば、司法書士試験の勉強をしていた頃、勉強時間を増やそうと思っても、一日の中で増やせる範囲がひどく限られていることに気付きます。
私の場合は、夜などの子供が一緒に居る時間帯は無理。クルマの運転中も書き物系は無理。

そうして考えていくと、MAXにしようと思ったら、平日は昼休みと早朝を最大限に活用する他無いという結論に到りました。
そういう考えにいったん達すると、「あ、今なら勉強できる」という状況に勉強以外のことをしようとは思わなくなります。

また、第二領域を少しでも増やそうという考え方になると、クルマの運転中は書き物は無理ですが、耳は空いているので基本講義を流しておこうか、という工夫も始めたりしました。
実際、この基本講義を流すことがどれだけ効果があったかはわかりませんが、「やれることは何でもやろう」という考え方に拍車はかかったかな、と。

時間記録は究極のライフログだと思う

こんな話を書いてきて、「時間記録って自己啓発的なストイックなもの」と捉えられてしまいそうですが、実は私にとってはストイックなものというより、「趣味と実益を兼ねた習慣」という感じです。
というのも、私はこの時間記録の「ライフログ」としての要素に大きな魅力を感じているからです。

自分がその時どこで何をしていたのか、後から時間記録を振り返るとわかります。
単独の記録をスポットで見たら、もしかするとわからないかもしれません。
でも、前後を含めた一日を眺めてみれば、この日はこういう一日だったんだろうなぁ、と推測できるに違いない。

休日だったら、どこで何時間過ごしたのかわかります。
平日だったら、一日を切り取ってみても大した感慨は無いかもしれませんが、平均を取って現在と比較すればライフスタイルの変化が見えておもしろいかなぁ、と思ったり。
「この頃は保育園のお迎えのために早く退社してたんだなぁ」とか「がんばって早起きしてたんだなぁ」とか。

ライフログ好きにオススメの書籍

そういうライフログに興味を持てる方には、下記の書籍、オススメです。

私はこの本で、自分に記録嗜好とでも呼ぶべき記録への執着があることを知りました。

この本の中でレシートから「何を買ったか、いくら使ったか」だけではなく「この日この時、この場所にいたんだ」ということがわかるからレシート一つの持つ情報もあなどれない、という考え方が紹介されていました。
私のレシートへの見方が変わった瞬間です(7つの習慣で言うところの小さなパラダイムシフトですね)。

「線」としての時間記録にレシートや写真の「点」が彩りを添える

この場合のレシートのは「点」の情報ですが、時間記録は「線」の情報になるのかな、と。
線の情報にEvernote等に保存されたレシートや写真の「点」の情報を組み合わせると、時間記録の平坦に見える記録に「彩り」が付くようなイメージを私は持っています。

実際にはほとんど振り返っていないので、「振り返りたい時に振り返ることができる仕組みを作っている」というところにワクワクしているだけではあるのですが。

togglで時間管理マトリクスを活用する方法

前置きが長くなりましたが、ようやく本論。
togglというサービスでどのように時間管理マトリクスを元にした時間管理を行うのか、やり方を簡単に説明しておきます。

  1. プロジェクトを決める(ex.家事、仕事、ゲームetc.)
  2. クライアントとして第一領域~第四領域の4つを登録する
  3. プロジェクトにクライアントを割り振る(プロジェクトがどの領域に属するのかを決める)

あとは、コツコツ時間記録をつけ、時間記録にプロジェクトを割り当ててやれば、OK。

togglのレポート画面のクライアントごとの集計画面から下記のようなレポートを得ることができます。

ScreenClip

関連記事の紹介 – jMatsuzaki、アシタノレシピ(純さん)

ちなみに私は自分だけでこういうことを考えついて、手探りで始めたわけではありません。
web上でノウハウを公開している先駆者達のやり方を真似たものです。
jMatsuzakiさん(@jmatsuzaki)と純さん(@jun0424)の記事を紹介します。
私の簡単過ぎる説明では足りないと思いますので、是非参考になさってください。

7つの習慣×TaskChute2!これでやっと完璧な第四世代の手帳が作れる!! | jMatsuzaki
”この第四世代のタイムマネジメントを象徴するのは、“緊急度×重要度”によって作られる時間管理マトリクスと呼ばれるものです。”

7つの習慣×Toggl!自分の時間の使い方を4つの領域で見える化しよう!
”これはぜひ真似させていただきたいテクニックだったのですが、どうしても私は生活スタイルの性質上TaskChute2を使うのが難しい環境にあります。その代わりとして私はTogglというサービスにて行動記録を取っていますので、「なんとかこの手法をTogglで実践できないだろうか?」と考えたのです。”

 

編集後記

今回の記事、元々はtogglのテクニックを紹介するつもりで書き始め、7つの習慣の第二領域の話は前座的に「一応説明しておかなければなるまいか」というくらいの意識でした。
しかし、書き終わってみると元々書きたかったテクニックの部分は別記事に出すことにしてしまい、この記事自体も本論より前提説明が長くなってしまったりと、バランスの悪い記事になってしまいました。
どうにも是正が効かないのでこのまま公開としてしまいますが、次回予定している記事が元々書きたかった内容、ということでご容赦を。

さて、7つの習慣は初読は紙の本で読むのがオススメですが、FeBeからオーディオブックも出ています。

7つの習慣―成功には原則があった!

 

腰を据えて読み返す暇がないけれども、7つの習慣を久々に読み返したい方や、良い本らしいので読みたいとは思っているけれどもなかなか手が伸びない方にオーディオブックは良いきっかけになると思います。

また、オーディオブック全体を通して聴こうとすると結構な時間を要しますが、ランダムリピートでたまたま巡り会ったエピソードを復習する、という聴き方もオススメです。
一度読んだ(聴いた)後であれば、断片的に聴いても内容は理解できます。
細切れ時間での復習にオススメの聴き方です。

緑で清潔な芝生のエピソードや、妻とのビデオカメラの「使い走りのDelegation」のエピソードなどなど、どのエピソードが巡ってきても退屈しないです。

関連記事

[司法書士試験]勉強の習慣をレビューするには、勉強時間を振り返る – studyplusが便利

24時間を記録するのは面倒でも、勉強時間だけでも記録すると良い効果があると思います。
この勉強時間を、今後少しでも伸ばしていこう、という方向に考えるようになります。

[司法書士試験]兼業受験生の勉強スタイル

去年の司法書士試験受験生時代、勉強時間の確保をどう考えていたかなど綴っています。
仕事がある兼業受験生は、専業受験生とは異なる戦略が必要であると考えています。

[特別研修]認定考査が終わりました!

最近受験した認定考査の記事です。

昔は「夜には子ども達がいるから勉強できない」と割り切って、朝に早起きして勉強していましたが、子ども達も成長し、最近はやろうと思えば夜に勉強できることがわかりました。

「早起きして好きなことをする」のではなく「早起きして勉強する」というのは、なかなか大変なことだったのだ、と振り返ってみて思います。
認定考査の勉強のためには、そこまでの思いを捻出することができませんでしたね。

さて、9月の合格発表までは、早起きした時間も昼休みの時間も、ブログを書く時間に充てられそうです。
合格していたら、土地家屋調査士の勉強を始めようと思いますし、不合格だったらもう一年認定考査の勉強に戻ります。
9月の合格発表まではモラトリアム期というわけです。

書きたいネタはたくさんあるので、9月までにたくさん記事をリリースしたいです。

[企画]私の24時間の時間割 #my24hr

かなり前の記事ですが、はまさん(@Surf_Fish)の企画に乗って、自分の24時間の時間割を晒してみた時の記事です。
今振り返ってみると、「盛っている」部分もありますが、大枠は今も大して変わりないです。

ちなみにお金の方の家計簿は、最後に付けてからかなりの間が開いてしまって大変なことになっています。
しかし、お金の家計簿もかなりの「ライフログ」だと思っているので、そのうちうまく回せるやり方を考えて再開したいと思っております。

 - lifehack, 司法書士試験 , , ,

        

Stingerサイドバー用336×280

Stingerサイドバー用336×280

にほんブログ村 資格ブログ 司法書士試験へ
にほんブログ村

ブログの更新情報はこちらから受け取れます。

Comment

  1. […] [toggl]時間の家計簿をつけて第二領域に注力する – 7つの習慣から緊急度×重要度マトリクスの紹介 […]

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

  関連記事

万年筆
[司法書士試験]【要約版】記述で総合合格点まで巻き返した私の記述対策を紹介します。

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 自分で以前書いた記事の要約 …

Image.png
[司法書士試験]兼業受験生の戦略

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。この度、読者の司法書士受験生 …

クシャナ
[花粉症]舌下免疫療法で春をこの手に取り戻す

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。スギ花粉の花粉症持ちです。2 …

花粉症薬
[花粉症]司法書士受験生の花粉症対策 – 眠気を最小限に抑える

平成25年合格の司法書士,坂根(@sakane0958)です。 テレビCMや電車 …

powerOption
新調したノートPCの無線LANの電波が弱い時は省電力設定のWi-Fi出力を確認してみる

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。最近ノートPCを新調したので …

六法と腕時計
[司法書士]紙の六法と腕時計

平成25年合格の司法書士,坂根(@sakane0958)です。 特別研修の真っ最 …

本棚
[司法書士試験]自炊のススメ – 本棚を丸ごと持って自習室へ行こう

平成25年度司法書士試験合格者の坂根(@sakane0958)です。 自炊とは、 …

万年筆
[司法書士試験]記述で総合合格点まで巻き返した私の記述対策を紹介します。

平成25年12月20日に司法書士登録が無事済みました。平成25年合格の坂根(@s …

Lenovo ThinkPad E450
ThinkPad E450を480GBのSSDに換装してみた

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 LenovoのThinkP …

ToodledoPrivate
[タスク管理]タスク管理に溺れない – 何のためにタスク管理するのか

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 私はGTDからタスク管理を …