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[タスク管理]グループでのタスク管理、サイボウズLiveのメリット・デメリット

      2014/09/06

江津JC所属の司法書士、坂根(@sakane0958)です。
以前の記事で紹介しましたが、「江津JCにタスク管理を浸透させる」という3分間スピーチをしました。
その後、私が所属する青少年育成委員会でサイボウズLiveを使い始めました。
グループでのタスク管理を念頭に置き、その印象、特徴など紹介してみます。

サイボウズLiveのメリット・デメリット

メリット

ローコスト

無料でサービスを利用できます。気軽にお試しができます。
複数人のメンバーに使ってもらう前提なので、ハードルが低いことは大事です。

シンプル

ScreenClip

ToDo(サイボウズLiveではタスクをToDoと呼んでいます)に設定できる要素が多くないので、初心者にもわかりやすいと思います。

ただ、シンプルな中にもToDoのステータス(未着手、完了等)を追加、変更できたりします。
また、新着メールの通知間隔や通知停止時間(夜中は通知しないなど)の設定ができたり。
変なところで細かいカスタマイズができるので、一度設定画面を覗いてみると良いです。

「担当者」という要素がある

複数のメンバーでToDoの管理をする場合、「誰の担当タスクなのか?」は大切な要素になってきます。

これは他のアプリであればタグやコンテキストで代用することも可能でしょうが、担当者の管理用に作られた「担当者」の方が明らかに使いやすいでしょう。

大手が運営している

グループウェア大手のサイボウズが運営していることで、いろいろ恩恵があります。

スマホアプリがある(iPhoneはもちろんAndroidも)

PCと比較するとイマイチな面はあるものの、スマホアプリがあります。
イマイチとはいえ、スマホの小さなブラウザでPC用サイトを開いて使うよりも便利です。
スマホアプリがあれば通知等も鳴らせますし、有ると無いとでは大違いです。

TwitterやFacebookと連携している

それぞれのSNSで繋がっている人を簡単に招待することができます。
例えば、江津JCではFacebookグループで事務連絡を共有しているので、メンバーを招待するのにメールアドレスを整理したりする必要がありません。
それぞれのSNSのアカウントでログインできるので、パスワードを増やしたくない方にも向いています。

デメリット

使いにくい点が多々ある

ToDoの変更が面倒

いちいちToDoの変更画面に移って、変更しないといけません。
画面を行ったり来たり、手間がかかります。
例えばToodledoであれば、一覧表示のまま期日を変更したり、完了したり、スターを付けたり、サクサク編集ができるのに、と感じてしまいます。

ここまで書いてきて気付いたことには、「ステータスの変更」と「カテゴリの移動」についてはチェックボックスで一括処理ができる造りになっていました。気付いていませんでした。
担当者や期日については、やはり変更画面に移って変更しなければなりませんが、逆に頻繁にそれらを変更しないような運用をするべきなのかもしれません。

そういう意味ではToodledoやRemember The Milkと比べて、サイボウズLiveはある程度粒度の大きいタスクを管理するのに向いているのだろうと思います。
JCのようにあるタスクを少しずつ揉みながらブラッシュアップしていくようなやり方には合っていると感じます。
グループでみんなが見るべきタスクと、個人が自分だけ見るタスクと、粒度が違うのは当然かもしれません。

スマホアプリの初期表示が「新着情報」

スマホアプリの起動時の画面が設定で変更できるといいのですが、「新着情報」固定です。
主にToDoの管理に使っているので、ToDoを初期画面にできると良いのですが。無料なので文句は言えませんけどね。

検索条件の保存ができない

ToodledoやRemember The Milkでは、よく使う検索条件を保存しておき、タスクを様々な切り口から横断的に一覧できる機能があります。
サイボウズLiveにはそれがありません。検索は毎回ゼロベースです。こういうところが洗練されたら使いやすいですね。

グループは使い捨て?

完了タスクを過去の実績情報として再利用すると便利、という話を3分間スピーチで話しましたが、そういう「タスクの再利用」の観点は弱いかもしれません。
ちなみに、ToDoの変更画面には「再利用する」というメニューがあるのですが、ヘルプを「再利用」で検索してもヒットしないので、何が起こるのか分からず、試していません。

ScreenClip
完了済みのタスクを未完成の状態で複製する機能だろうとは思うのですが、個別にポチポチ再利用処理をしないといけないのだとすれば、ちと面倒臭そうです。

それから、ToDoやコメントに添付ファイルを付けることができますが、添付ファイルが保存される「共有フォルダ」の容量には上限があります。
有料オプションで解除されますが、個人的には課金してまで使うだろうか?という印象です。

有料オプションとはなんですか? | サイボウズLive ヘルプセンター

江津JCの委員会で使うとしたら、終わった事業のグループは過去のものとして置いておき、新しい年度の事業は、同種の事業であっても新年度のグループを作るような運用になりそうです。

チャットワークも候補に挙がったけれど、、、

ちなみに、サイボウズLiveに決まる前、チャットワークもタスク管理システムの候補として挙がりました。
委員長含め、委員会メンバーの数名が既にチャットワークのアカウントを持っていたからです。

しかし、坂根自身もチャットワークでタスクを扱った経験が無く、委員長もチャットワークのタスクに良い思い出が無いようだったので、あまり深く突っ込んで検証しませんでした。
そのうち機会があれば比較してみたいと思ってはいます。

編集後記

当初は江津JCメンバー向けの記事にするつもりでしたが、書いているうちにタスク管理な人向けの記事になっていきました。
メンバー向けには、もう少し実践的、具体的な内容のものを書こうと思います。

ちなみに先日2014年8月27日の委員会ではサイボウズLiveが活躍し、メンバーからも好評をいただきました。
サイボウズLiveの実践的な使い方がわかってきた記念的な日だったように思います。
青少年育成委員会での実践例も、そのうち紹介します。

関連記事

[タスク管理]JC例会の3分間スピーチで「江津JCにタスク管理を浸透させる」という夢を語りました。

正直、こんなに早くタスク管理を委員会で実践する機会が来るとは思っておらず、スピーチをした時には「野望」くらいの勢いでした。
そして、メンバーから好印象をいただいたのも想定外のことで、驚いています。

しかし、タスク管理とJCの親和性は悪くないはずです。
必要とされる手法だろうと思います。

[司法書士]同期との情報共有手段アレコレ

私とサイボウズLiveの出会いは、司法書士同期からの紹介でした。
その時の用途は、主に「掲示板」機能に主眼があったように思います。
サイボウズLiveでタスク管理をする日が来ようとは、当時思っていませんでしたね。

 - JC, タスク管理

        

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