流れるような一日を

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[タスク管理]広島TaskChute友の会2014/8/3に参加 – 難敵タスク、タスク管理を始めたきっかけ、セクション論など

   

TaskChute2

島根の司法書士、坂根(@sakane098)です。
2014年8月3日開催された広島TaskChute友の会に参加してきました。
遅刻していって皆さんに迷惑かけたりしましたが、今回も有意義な体験でした。

ちなみにメンバーは主催のうるふぁさん(@urupha)、Designer’s Cafeの萩さん(@takashi_h7)、きゅーちゃん(@prismwave)と私の4名。

きゅーちゃん(@prismwave)と初対面

広島TaskChute友の会繋がりで、オンラインで先に言葉を交わしたきゅーちゃん(@prismwave)と初対面を果たすことができました。
きゅーちゃんは、職業「プログラム書き」。
こんなツールを自分用に開発している強者です。

TaskChuteみたいなこと – MyPRISM
きゅーちゃん自作のWindowsアプリ「ToDoHandler」の紹介ページ。ちなみに、アプリの一般公開はされていません。

個人的には、きゅーちゃんは将来のTaskChuteの発展に大きく寄与する人物なのではないか、と勝手に思っています。
タスクシュートの理念を理解し、かつ、開発もできるという人は、なかなか貴重な存在だと思うので。
大橋さんと対談したりして欲しいなぁ、とこれまた勝手に夢想したりしてしまいます。
あとは、たすくまのAndroid版作ってくれないかな、とか。(本人には話していませんが)

なかなかやっつけられないタスクへの対策

私が遅れて来る前に話し合われていたテーマ。
萩さん(@takashi_h7)が私がいなかった間の話を要約してくださり、おかげで私も話に追いつきました。

できるだけタスクを細かく分割する、5分だけとりかかる、とりかかる時刻を決めてその時刻になったら否応なくやることにする、などなどいくつか対策が出ていたそうです。

ギリギリになってからやるけど、それでも良いのではないか

私も最初に「細かく分割」「5分だけとりかかる」などのベーシックな対策が頭に浮かびました。
そこに同じものを重ねてもあまり意味が無いですよね。
そこで、あえて違う観点から攻めて「ギリギリになって取りかかることが多いけど、それで良い」という持論を展開してみました。

タスク管理をしていると、「本当のギリギリ」がだんだんと見えてくるようになります。
特にTaskChuteを使っていると、何にどれくらいかかるのか、時間感覚が正確になっていきます。

そうすると、「徹夜をしないと終わらない」とか「徹夜をしても終わらない」という状況になる前に、「そろそろヤバい」ということがわかってきます。
つまり、TaskChute導入前の「本当にヤバい」状況になる前、ほどほどのギリギリ具合で「そろそろマズい」ということがわかっているので、TaskChuterの「ギリギリ」は一般人のギリギリよりはかなり余裕があるのではないか。

そもそも、タスク管理をしよう、TaskChuteを始めよう、などと思い立つ人はそもそもが真面目な人が多いと思うのです。
現実には間に合うけれども、必要以上に心配し過ぎているのではないでしょうか。

きゅーちゃんがタスク管理を始めた動機

タスク管理を始める前、きゅーちゃんは一日の終わりに「これで今日やるべきことは全て終わったのだろうか」というモヤモヤがあったそうです。
タスク管理を導入してから、それが解消できた、と。

一日の始めにタスクを今日やるべきこと、今日やった方が良いが明日でも大丈夫なものに分け、やるべきことから進めていく。
一日の終わりに全部が終わっていなくても、残っているものが明日でも大丈夫なものなら問題無し。
そして、何が終わっていないのかが明確になっているので、「明日はこれからとりかかったらいい」ということがすっきりわかっている。

こういう話は、私も共感するところがあります。
終わったかどうかわからないモヤモヤがすっきり振り切れないと、ダラダラと残業したり、職場を後にする際に不安がつきまとうことになります。

坂根がタスク管理を始めた動機

これは友の会では話していないのですが、きゅーちゃんの話を書いた手前、私の話も書いてみましょう。

私の場合は、元々やるべきことを書き出しておいて、それを見ながら作業する、というのがしっくりくるタイプだとタスク管理に出会う前からわかっていました。
大学の研究室でも、実験の手順書をWordで作り、それを見ながら作業するのが楽でした。
「次は何をやるんだっけ?」とイチイチ思い出すのが面倒で、そういうことを脳みそに覚えさせておくのが好きではありませんでした。
また、要点だけを書き出したオリジナルの手順書を蓄積することは、自分の手に馴染んだ道具を揃えていくような、ある種趣味の領域の喜びがあったような気がします。

そういう人間だったので、GTDというものに巡り会ってすぐに「これは自分が求めているものに違いない。やろう!」と思いました。

GTDに出会った当時、ちょうど育児に手がかかる時期でした。
また、自分も司法書士試験の受験生をしており、タスク管理で管理しなければ、自分の抱える様々な役割を演じきることは難しかっただろうと思っています。
きっと、もっとストレスフルな生活を送っていたことでしょう。

というわけで、私の場合は必要に駆られてというよりは、元々タスク管理的なもの、ライフハック的なもの、仕事術的なものにハマる素養があり、GTDに出会ったらそのまましっくり来た、という感じでした。

手順の中から効率化ポイントを見定めるのが好き

脱線をもう少し続けます。

物事を効率的に進めること、単純作業の効率化ポイントを見つけて改善すること、そういうことに喜びを見出します。
例えば、シュレッダー作業。
実は私はシュレッダー作業、結構好きです。

シュレッダー作業のボトルネックは、たいてい機械の処理能力です。
機械が処理できる最大枚数を、途切れなく人間が入れてやることで、シュレッダー作業を最短の時間で終わらせることができます。
「どれくらい入れたら詰まって止まるか」「1ターン裁断し終えるのがどれくらいのタイミングか」をシュレッダーにかけながら見定め、機械を休ませないように最大効率でシュレッダー作業を済ませる。
そんなことが好きなのです。

セクションにきっちり納めるべきか問題(きゅーちゃん)

大いに横道に逸れてしまいました。本線に戻ります。

次のきゅーちゃんからの問題提起は、タスクシュートのセクションの話。
あるセクションにはタスクが過剰、あるセクションはスカスカ。
その状態から、各セクションにタスクをバランス良く配分するのにどこまで手間をかけるべきか、という問題。
きゅーちゃん曰く、いちいちきっちり合わせるべきだとすると、タスク管理が嫌になってしまいそう。

その感覚もよくわかります。
私もタスクを管理することの手間が増えすぎると本末転倒だと思います。
少々セクションが現実とずれていても、タスクを実行する順番が合っていれば、そう大きな問題も無いよね、って話も出ました。

セクションと言えば自動バッファ

きゅーちゃんの問題提起を受けて、私が最初に頭に浮かんだのは、先週導入したばかりのマロ。さん(@maro_draft)のカスタマイズでした。
導入することでセクションを意識するようになった、という経験談とTaskChute画面を紹介しました。

ただ、きゅーちゃんの悩みはそもそもExcel上の話ではなく、TaskChuteのカスタマイズの話で解決できるようなものではなかったため、的外れな提案ではあったのですが。
それはともかくとして、ExcelでTaskChuteを運用している方には有用なカスタマイズですので、マロ。さんのカスタマイズを紹介しておきます。

TaskChuteに予測シミュレーションを追加(2014.04.16版) | たすかんOS
自動バッファのためには、先にこのカスタマイズの適用が必要。このカスタマイズも便利です。

本題の自動バッファ。

セクション調整のための自動バッファ機能を追加する | たすかんOS
マクロをOFFにするのは、見積Mや見積Hの数式を編集した際に、他方の数式が上書きされるのを防ぐため。マクロをONにした後は、区切りの見積Mと見積Hは触らないこと!

カスタマイズ導入でどう変わるのか?

自動伸縮バッファを導入する前は、区切りには15分とか20分とか、固定値を入力してバッファとして使っていました。
自動伸縮バッファを導入することで、区切りの見積りが0より大きい時にはその次のセクションがぴったりの時間から始まる形になります。
また、各セクションの余裕の大きさが掴みやすくなります。

TaskChuteの上部には各セクションの合計時間を表示する欄がありますが、これまで私はあまりそこを見ていませんでした。
今でこそ見るようになったのですが、見るようになったきっかけが、今回のカスタマイズです。
並んでいるタスクに混じって表示される区切りによって、タスクの混み具合が分かることが、私にとっては直感的だったということかもしれません。

なんとなく習慣にしていたタスクを止めるレビュータイミングってありますか?

次に出たのが「なんとなく始めた、惰性で続けているようなリピートタスク。そういうタスクを見直すようなレビュータイミングはあるか?」というお題。
私は心当たりがあり過ぎて、大変興味深いお題でした。

私が答えたレビュータイミングは、「忙しくて回らない時」。
いくつかの仕事が重なってものすごく忙しくなるタイミングがたまにあります。
そういう時には、普段は実行しているタスクであっても、後回しにして目の前の緊急課題に取り組みます。
目の前に残っているタスクをざっと見渡した時、緊急課題と一緒に並んでいると「こんなことやってる場合じゃないわ!」と、冷徹な判断を下せることが多いです。

そして、そうして後回しにされたタスクは、落ち着いてからも、やらなくても回るタスクだったりします。

タスクの墓場までの道のり

先日書いたプライベートタスクにおけるToodledo運用の記事でも「タスクの墓場」が出てきましたが、そういえばTaskChuteにもタスクの墓場がありました。
先送り常連タスクは、いったんこのタスクの墓場へ待避され、必要があれば元のTaskChuteに戻し、必要無ければそのままそこで眠る、という形。

「今日のタスク」が墓場に行くまでの行く道のりを説明してみます。

まず「今日できない」という判断がされると、明日に先送りされます。
先送りが重なってくると、先送りの手間も煩わしくなるので、別Excelに行ごとコピーし、TaskChuteからは削除します。

その後、余裕ができてきて、取り組む気になれたら、別Excelから元のTaskChuteに「Project」~「見積M単」、必要に応じて「節内S」等々をコピペで戻します。
このままの状態で差し支えない場合、「しなくても良いタスクだったのだ」ということで、そのまま寝かせておきます。

別Excel隔離方式のメリット

この方法の良いところは、隔離したタスクといったん距離をおくことができること。
そして、元に戻そうと思えばいつでも戻せるので、気軽に隔離ができることです。
リピートタスクには節内Sやタスク実行前のヒントなど設定してあることも多く、再設定し直す際の手間を考えると、軽々しくタスクを削除することができません。
戻したくなったらいつでも戻せると思えば、削除への心理的抵抗がグッと減ります。

ちなみに、この「別Excel」には「タスクの墓場」シートの他にもシートが存在します。
また折りをみてブログで紹介したいと思っています。

編集後記

普段、自分一人でタスク管理を回しているときには大して疑問もなくやっていることであっても、誰かと話をすることで気付きがあったり、話や思考が広がっていくことがあります。
自分のやり方が人とは変わっているのかも、ということにも気付くきっかけになりますね。

関連記事

[TaskChute]広島TaskChute友の会に参加してきました。

前回参加できたときの記事です。
うるふぁさん、萩さんと初対面でした。

[Toodledo]私のPrivateタスクの運用例紹介 – Due-DateのStartedがデフォルトビューになりました。

本記事の中に出てきた「タスクの墓場」システムがこちらにもあります。
もうすこしポジティブな呼び方をするべきかもしれませんね。

 - タスク管理 ,

        

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