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[TaskChute]タスク一時避難場所、タスクテンプレート保管庫を用意すると便利ですよ、って話

   

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。

前回の記事で「タスクの一時避難場所として別Excelがあるよ」って話を書いたので、その「別Excel」についてもう少し詳しく書いてみます。
そのExcelファイルには、二つシートがあります。
一つはタスク一時避難場所。もう一つがタスクテンプレート保管庫。

タスク一時避難場所

前回の記事で紹介したのはこちらのシート。

先送りが重なってきたタスクや、当面リピートタスクから外したくなったタスクなどをここにコピペし、元のTaskChuteからは削除します。
リピートタスクには節内Sやタスク実行前のヒントなど設定してあることも多いので、いざとなればすぐに復旧できると思えば、気軽に削除できるのが良いところです。

Windowsのゴミ箱的なイメージですね。
ゴミ箱に入れても、完全に削除するまではすぐに元に戻せる、というわけです。

タスクテンプレート保管庫

こちらのシートは、毎日のリピートタスクではないのだけれども、ちょくちょく発生するようなタスクのテンプレート集です。
ひとまとまりの工程につき、Project、Mode、作業内容、見積H単、見積M単がコピペできるようになっています。

収まっているのは、主に商業登記の各工程のタスク達。
不動産登記の工程はほとんどありません。こちらはリピートタスクになっているからです。

商業登記と不動産登記の違い?

私は商業登記の工程の全体に関わっています。不動産登記の方は終盤の一部分のみ。
商業登記は不定期に依頼があります。無い時は暇、重なるときは重なります。

商業登記の工程をリピートタスクに組み込んでしまうと、無い時に日付を変更する手間が生じます。また、重なったときに案件ごとにタスクを複製して用意するのが少し手間です(リピートでないタスクの方が複製がラクかな)。

また、司法書士の仕事は基本的に一日で完結する仕事ではありません。ざっと挙げてみただけでもこんな感じです。
「印鑑をもらう書類を作る」「チェック」「お客様に印鑑をもらう」「申請書・添付書類を整える(トントンする、という意味ではありません)」「法務局に申請する」「登記済みを受け取る」「お客様にお渡しする書類を整える(同上)」「請求書作成」「お客様に書類お渡しする」

例えば、印鑑をもらう書類を作った後、その後の工程はすぐに取りかかれるとは限りません。
所長が不在であればチェックが終わって帰ってくるのが翌日になることもあります。
また、お客様に印を依頼した後、戻ってくるまでに期間がかかることもあります。

商業登記のように、各工程に関わる場合、各工程を一括でTaskChuteに入れ込んでしまうよりも、ある工程が発生した時にテンプレート保管庫から引っ張ってくる方が小回りが利いて良いと感じています。

一方の不動産登記はほぼ毎日、何らかの申請があります。そして、私の担当部分はそれほど作業時間を多く取るわけではないので、複数の申請があってもまとめて処理することができます。
よって案件ごとにタスクを分けなくても処理できるので、リピートタスクでこと足りるのです。

武器庫

このテンプレート保管庫シートには「武器庫」みたいなイメージを抱いています。
必要な用途に応じて、武器庫に行って、必要な武器を取って帰ってくる、みたいな。

完全に余談ですが、私が「武器庫」という言葉で連想するのはガンスミスキャッツだったりします。
わかる人にはイメージが伝わるでしょうか。ラリーよりビーンの武器庫かな?

ご存じ無い方はスルーしてください。

別ExcelかTaskChute内の別シートか

ちなみに、TaskChute内の別シートでなく別Excelに分けている理由ですが、これは単純に好みの問題です。
例えば、ホッシーナさん(@hosshina)はTaskChute内の別シート派みたいです。

TaskChuteに追加しているシート達 | タスクセラピー
”キッチンでよく使うものは、置く場所を手前にするというようなものですね。遠くに置いておいたら、使いにくくてしょうがない。”

私はTaskChute内のシートが増えてくると、シート間の移動がごちゃごちゃしてきて嫌なので、別Excel派なのです。

別Excelの呼び出し方

私の場合はbluewindというコマンドラインランチャーで呼び出すので、キーボードをガチャガチャッとやるとそのExcelが呼び出せるようになっています。

[bluewind]有能なコマンドラインランチャーの紹介 – パソコンの奥からズボッと必要なものを取り出せる感覚
もう手足の一部のようなものです。

bluewindのおかげで別Excelファイルになっていてもすぐに取り出せるわけですが、一般的な環境では別ファイルになっていると少し面倒かもしれません。
好みで判断していただければ良いと思います。

編集後記

前々から書こうとは思っていた記事でした。
ちょうど機会が巡ってきた感じです。

ちなみにガンスミスキャッツについては、中学生くらいに友だちの家で読んだきり、その当時の記憶ベースで話をしています。
20年くらい前の記憶ベースなので、そもそも「ビーンの武器庫」なんてシーンがあったかどうかも怪しい。
ビーンは確か、いろいろな種類のナイフを山のように持っていて使いこなす設定だったような。
ナイフの方が用途に合わせていろいろ種類がありそうなので、私の中では「用途によって選ぶ道具」としては銃よりナイフのイメージなのです。

関連記事

[タスク管理]広島TaskChute友の会2014/8/3に参加 – 難敵タスク、タスク管理を始めたきっかけ、セクション論など

別Excelの存在を初めて紹介した記事です。
紹介した方の機能はどちらかというとサブなので、今回の記事を書かざるを得なくなりました。
良い機会となりました。

[bluewind]有能なコマンドラインランチャーの紹介 – パソコンの奥からズボッと必要なものを取り出せる感覚

「マウスよりキーボードの方が素早く作業できる」というキーボード派にはオススメのランチャーです。
手に馴染んだあとは手放せなくなります。

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