流れるような一日を

タスク管理、ライフハック、司法書士(試験)、Evernote等がメインの個人総合ブログです。

[タスク管理]JC例会の3分間スピーチで「江津JCにタスク管理を浸透させる」という夢を語りました。

      2014/07/27

江津JC所属の司法書士、坂根(@sakane0958)です。
2014年7月18日行われた江津JCの7月例会にて、3分間スピーチをしました。

まずはスピーチの原稿をご紹介します。
現場で聴いていただいた方は、読み飛ばしていただいて大丈夫です。
なお、事前に「青年になった私の夢 今日から始めること」というテーマが与えられていました。

3分間スピーチ原稿

皆様、あらためまして、こんばんは。財政委員会の坂根です。
初めての三分間スピーチですから、「失敗しても元々」という気持ちで開き直って、リラックスしてやりたいと思っております。よろしくお願い致します。

さて、私の夢は「江津JCにタスク管理を浸透させ、タスク管理の先進LOMにすること」です。
まず、タスク管理とは何でしょうか。一言で表現すれば「やるべきこと、やりたいことを管理するための手法」です。
私は、江津JCへのタスク管理の導入は、多くのメリットがあると考えています。

一つにはタスクの状態を管理することができるようになります。
JCでは担当者にタスクを振って、次回にその成果を確認する、ということをよくやると思います。
誰に任せたのか、期限はいつなのか、そういう情報を管理できるようになります。

また、タスクをデータとして残すことができるようになります。
毎年行われる事業では、いったんタスクリストを作り、来年に引き継いでいけば、やることの漏れが減り、どんどん洗練されたタスクリストになっていきます。

それから、タスクの量が見えるようになります。
例えば、委員長や副委員長の頭の中にあるタスクを書き起こすと、メンバーも残りタスクの量を知ることができます。
たくさんのタスクがあれば、「こんなにやることが残っているのか」と危機感を共有することができるでしょうし、そのタスクが事業の前日に数個にまで減っていれば「準備万端になった」と感じることができるでしょう。
メンバーの納得感が違ってくると思います。

それでは、私が今日から始めることについて触れたいと思います。
一つには、この3分間スピーチで皆さんに「タスク管理」という手法の存在を知っていただくこと。
もう一つには、自分のブログでJCメンバー向けのタスク管理を知ってもらうための記事を書くことを考えています。
またFacebookでシェアしますので、読んでみてください。

まとめます。
江津JCにタスク管理を浸透させ、江津JCをタスク管理の先進LOMにすること、これが私の夢です。
卒業するまでの5年間の間には、ぜひ成し遂げたいと思っています。
そのために今日から始めることは、自分のブログでJCメンバー向けのタスク管理記事を書き、江津JCにタスク管理を広めることです
タスク管理をご存じ無い方には、なかなかイメージの掴みにくい話だったかもしれませんが、ご静聴いただき、ありがとうございました。

本番での様子など

本番では、話すつもりだった内容の1/3くらいは時間切れになってしまいました。
スピーチの時間経過が演者にわかるように、2分経過時と、残り30秒になった時点で合図の看板が上がり、5秒前くらいから指折りでカウントダウンの合図があるのですが、私は看板については2つとも見た記憶が無く、気付いたらカウントダウンでした。
そこからは「ご静聴ありがとうございました」と言うのがやっと。

とはいえ、何人かのメンバーから反応をいただいたり、興味を持っていただけたようでした。
スピーチの話題にタスク管理を選んだ甲斐があったと思います。

さて、3分間には納められなかった話を2,3書き足してみます。

タスク管理は楽をするためのもの

タスク管理という言葉から「面倒くさそうだな」という印象を持たれると思うのですが、タスク管理は日々をスムーズに回すためのものです。

例えば、既に江津JCに浸透している「備品リスト」も簡略化されたタスクリストの一種です。
備品リストがあることによって、事業の前日に必要なものを漏れなく揃えることができる。

つまり、タスク管理を「自分を縛るもの」ではなく、「便利をもたらすもの」だと考えて欲しいのです。
タスク管理ツールに設定項目がたくさんあっても、必要無い項目は使わなくていいし、シンプルに使いたいように使えば良いのです。

元々設定した期日に間に合わなくても、期日がギリギリでないのなら、延ばせば良い。
タスクを見える化して、整理しやすくすることが目的であって、必ずしも決めたとおりにやらなくても、柔軟にやれば良いのです。

タスクを実行する順番は、重要度順とは限らない

「あ、あれやらなきゃ」とタスクを思いついた時、即座にやりはじめることができれば、やり忘れることは少ないかもしれません。
人間の本能的な動きだと思うのですが、いくつかやらなければならないことがある中で、頭に最初に思いついたもの、一番気になるものから着手しがちです。
でも、思いついたタスクが「今一番やらなければならないタスク」かどうか、判断できているでしょうか。

例えば、「郵便物の発送」のようなタスクは、事業の当日までに相手方に届いている必要があります。
そして、発送から到着までに期間がかかります。
他のタスクと比較して、「重要か?」と言われたら重要度は劣るかもしれませんが、重要なタスクよりも先にやらなければならない場合があります。

タスクリストを見渡して、ちょくちょく目にしていれば、「あ、郵送はそろそろ着手しないとマズい」ということに気付くことができるはずです。
また、タスクがリストアップしてあって、複数名でタスクリストを見られる状態になっていれば、複数の目でチェックすることもできます。

委員長はタスクを挙げることをメインの仕事に

これまで江津JCで過ごしてきて、「委員長に実作業をさせていてはいけない」という雰囲気は感じます。
しかし、それは理想の世界、といったところで、実際には委員長がプレイングマネージャー的な役割になってしまっています。

タスク管理の導入により、「委員長は方針を示し、タスクを挙げることに集中する、副委員長がそれを各メンバーに割り振り、進捗の管理をする」こういう体制に持っていけたら、段取りもしやすくなるのではないでしょうか。

仮にメンバーがタスクリストを見なくても、タスク管理の効果はあると思う

「メンバーがタスクリストを見てくれない」という問題、タスク管理を始めるとすぐに直面すると思います。
この場合、タスクを共有するメリットが少々減ってしまうかもしれませんが、それでもタスク管理は無駄にはなりません。

委員長、副委員長がやるべきことを把握できているだけでも、「漏れ、抜け」が少ない事業運営ができるようになると思います。
委員会で打ち合わせをする際、手元にタスクリストがあれば「今一番やるべきこと」をすぐに判断することができるでしょう。
残りのタスク量が見えていれば、「今日はここまでにしよう」という判断も付けやすいと思います。

私の思い描く江津JCにおけるタスク管理はまだまだ机上の空論レベルですが、試行錯誤しながら浸透させてもらえたら、と思っています。

編集後記

3分間スピーチの原稿は、WorkFlowyというアウトラインエディターを使って文章を検討し、測っては削り、測っては削り、を繰り返しました。
大きな方針変更もしたり、最終稿に辿り着くまでかなり回り道したと思います。
練習も含めて、最終的に注いだ時間は5時間11分ほど。
普段ブログを書くのに使っている朝や昼休みの時間を注ぎ込みました。
それでも本番はまったく思うようにいかず、難しいものだなぁ、と感じました。

同じく今回スピーチをした和田財政委員長は、「こんなはずじゃなかった、すぐにでもまた3分スピーチしたい」とおっしゃってましたが、私は当分の間順番が回ってこないことにほっとしています。
良い経験になりましたし、収穫もありましたが、委員会の事業のピークとも重なっていて、精神的にとても疲れましたので。

ちなみに収穫としては、これまでにも砂田副理事長、和田財政委員長がタスク管理を江津JCに広めようとしたけれども、うまくいかなかった、ということがわかったこと。
それから、私が所属している青少年育成委員会の山本委員長が、タスク管理に興味を持ってくれたこと、この二つです。
青少年育成委員会でのグループタスク管理の様子は、また紹介したいと思っています。

関連記事

[クルマ]運転中に思いついたアイデアをボイスレコーダーで捕まえる

タスクを思いつくのは、委員会の最中だけとは限りません。
昔から、三上(馬上、枕上、厠上)で良いアイデアを思いつく、ということが知られています。
現在においては馬上は運転中と考えて良いでしょう。

運転中に「あ、あれやっとかないと」と思いついたタスクやアイデアを、すぐに記録するための工夫として、クルマにボイスレコーダーを常備するようにしています。

7月例会のご報告 | 社団法人江津青年会議所(外部リンク・2014年7月27日追記)

7月例会のご報告 | 社団法人江津青年会議所
私のスピーチの様子も1枚載っています。変な顔で写っていますね。。。

江津JCのブログに3分間スピーチを行った例会の様子がアップされていたので、リンクを貼っておきます。

 - JC, タスク管理

        

Stingerサイドバー用336×280

Stingerサイドバー用336×280

にほんブログ村 資格ブログ 司法書士試験へ
にほんブログ村

ブログの更新情報はこちらから受け取れます。

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

  関連記事

TaskChute2
[TaskChute]タスクの順番変更の仕組み – 私が使い始めにつまづいたこと

平成25年合格の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 タスク管理ツール …

pillows
[花粉症]花粉症薬による眠気と睡眠時間の関係

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 花粉症持ちです。 今年はJ …

TaskChute2
[タスク管理]広島TaskChute友の会2014/8/3に参加 – 難敵タスク、タスク管理を始めたきっかけ、セクション論など

島根の司法書士、坂根(@sakane098)です。 2014年8月3日開催された …

rdensha
タスク管理を実践している中学生 @rdensha さんのブログに注目しています

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 目次1 でんしゃさんのブロ …

RTM
[司法書士]司法書士業務とタスク管理の親和性

平成25年合格の司法書士,坂根(@sakane0958)です。 私は今でこそ司法 …

ToodledoLogo
[Toodledo]私がオススメする初心者向けの設定

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 自分の経験をベースに、「こ …

Image.png
[司法書士試験]兼業受験生の戦略

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。この度、読者の司法書士受験生 …

「ツナガル」って面白い!!ワカモノマチづくりネットワーク ~新・マチの流儀~
[JC]家族との関わり

島根の司法書士、坂根(@sakane0958)です。 一昨日、江津JC拡大委員会 …

TaskChute タスクの追加(複製)、実行編
[TaskChute]私がよく使う基本操作の紹介 – タスクの追加(複製)、実行編

平成25年合格の司法書士、島根の坂根(@sakane0958)です。 私の愛用す …

keyboard-with-hands
[bluewind]有能なコマンドラインランチャーの紹介 – パソコンの奥からズボッと必要なものを取り出せる感覚

平成25年合格の司法書士、島根の坂根(@sakane0958)です。 私が自宅と …